De bestuurlijke verantwoordelijkheid
Bij grootstedelijke projecten is de projectwethouder verantwoordelijk voor de afstemming met de betrokken dienstwethouders. Deze dienstwethouders behouden hun eigen verantwoordelijkheid. Zo zal het besluit waarmee fase 3 dient te worden afgesloten en dat de overgang naar de planuitvoering markeert, zowel betrekking hebben op het stedenbouwkundige plan in de portefeuille van de Wethouder dienst Ruimtelijke Ordening als op de grondexploitatiebegroting en de kredietaanvraag in de portefeuille van de Wethouder Ontwikkelingsbedrijf het woningbouwprogramma van de wethouder dienst Wonen en de infrastructuurprogramma’s van de wethouder dienst Infrastructuur, Verkeer en Vervoer.
Bij plannen van stadsdelen ligt de coördinerende bestuurlijke bevoegdheid in de stadsdelen verschillend. Er zijn stadsdelen die wijkwethouders hebben, er zijn portefeuillehouders stedelijke vernieuwing, maar ook portefeuillehouders ruimtelijke ordening en grondzaken.
Er zijn ook projecten die in samenwerking tussen het stadsdeel en de centrale stad worden voorbereid, de zogenaamde coalitieprojecten. De bestuurlijke bevoegdheid is voor die projecten geregeld via een bestuurlijk overleg waarin bestuurders van de centrale stad en het stadsdeel zijn vertegenwoordigd.
In het strategiebesluit over fase 1 wordt vastgelegd hoe de bestuurlijke verantwoordelijkheden zijn verdeeld in het verdere planproces.
De ambtelijke verantwoordelijkheid
De projectmanager, gemandateerd door de ambtelijke opdrachtgever, is inhoudelijk verantwoordelijk voor de voorbereiding van de besluitvorming. In de regel wordt één ambtelijke eindverantwoordelijke aangewezen voor een grootstedelijk project. Dit is de directeur van een dienst. De ambtelijke opdrachtgever delegeert door aan de projectmanager. Deze brengt stukken in bij de coördinerende wethouder. In de projectgroep of stuurgroep worden de standpunten of aspecten van de dienstportefeuilles ingebracht en afgestemd.
In stadsdelen kan de ambtelijke opdrachtgever de stadsdeelsecretaris zijn, het sectorhoofd wonen werken of de directeur/ het hoofd van het stadsdeelprojectbureau.
Voor alle projecten ( grootstedelijk of van stadsdelen) geldt dat de projectmanager daartoe gemandateerd door de ambtelijke opdrachtgever de desbetreffende ambtelijke sectoren, diensten, bedrijven en andere belanghebbenden bij de planvorming tijdig betrekt en hun inbreng vervolgens in de voorbereiding van de besluitvorming vermeldt. Voorafgaand aan de bestuurlijke besluitvorming legt de projectmanager de plannen voor aan het stedelijke toets- en adviesteam en/ of het Ontwikkelingsbedrijf, voor een ambtelijke toets.
In het strategiebesluit over fase 1 wordt vastgelegd hoe de ambtelijke verantwoordelijkheden zijn verdeeld in het verdere planproces.
De juridisch planologische procedure
Per fase moet apart aandacht worden besteed aan de procedurele analyse. De juridische vormgeving heeft een eigen tijdpad en procedure, die ook naar gelang de situatie wordt bepaald. Per fase wordt de procedurele analyse geactualiseerd en wordt aangegeven welke juridisch planologische stappen genomen kunnen worden.
Aan de hand van de procedurele analyse moet blijken welke procedures aan de orde zijn, op welk moment in het planproces deze spelen en hoe de onderlinge relaties tussen de diverse procedures liggen. Het gaat om het tijdstip waarop bestemmingsplan of artikel 19 vrijstelling van de Wet Ruimtelijke Ordening wordt gestart, de relatie met een eventuele Milieu Effectrapportageplicht, hogere waarden procedure Wet Geluidhinder, een eventuele monumentenvergunning, onteigeningsprocedure, etc.
Het is essentieel om de juridisch planologische procedure op de juiste manier in de planning in te passen. De doorlooptijd is lang en het risico van vertraging is groot als pas na vaststelling van het investeringsbesluit wordt gestart omdat door formele bezwaarprocedures het programma kan wijzigen en een deel van het planproces opnieuw moet.