5.1 Algemeen
Er zijn verschillende communicatielagen: informatie, inspraak en participatie en publicatie.
De overheid is verplicht informatie te verstrekken over beleidsvoornemens. Voor bepaalde initiatieven is inspraak verplicht. Dit geldt voor initiatieven die vallen onder de werking van de Algemene Wet Bestuursrecht. De verschillende gemeentelijke bestuursorganen hebben inspraakverordeningen vastgesteld. De formele inspraak moet in de planning van elk plan worden opgenomen.
Vervolgens loopt nog een vergunningentraject met termijnen waarbinnen bezwaren kunnen worden ingediend. De gemeente heeft hier een publicatieplicht. Dit is een formeel traject dat in de planning van elk plan moet worden opgenomen. Een goede afstemming en waar mogelijk combinatie in de planning van inspraak voor het plan, de juridische planologische procedure en het vergunningtraject draagt bij aan het bekorten van het proces.
Het participatieproces wordt voor elk plan apart beschreven want hier moet maatwerk worden geleverd. Op een gegeven moment is het niet meer de gemeente die het plan trekt maar de marktpartij. Die wordt dan verantwoordelijk voor het participatieproces, de communicatie, informatie en promotie.
Per project moet worden bepaald in welke mate er communicatie nodig is. Per fase moet worden vastgesteld welke doelgroepen belang hebben bij het project en wat de impact van het project is op de omgeving. Afhankelijk daarvan wordt een communicatiestrategie gekozen om de benoemde doelgroepen te bereiken en wordt geld gereserveerd. Per fase wordt beschreven wie communiceert.
Het in een vroeg stadium investeren in draagvlak kan zichzelf terugverdienen in het achterwege blijven van bezwaarprocedures. Projecten worden niet voor niets uitgevoerd. Uiteindelijk is het uitgangspunt dat de stad Amsterdam door de vele vernieuwingen een betere en leefbaardere stad wordt. Om draagvlak te creëren voor individuele projecten is het laten zien van de samenhang met andere ontwikkelingen in de stad belangrijk.
De stadsregisseur heeft voor de verschillende fasen de communicatieactiviteiten voor grote projecten benoemd in de notitie Communicatie Grote Projecten. Deze notitie is in januari 2002 door het College van Burgemeester en Wethouders vastgesteld. De daarin genoemde communicatieactiviteiten zijn als bijlage 2 bij dit plaberum opgenomen.
5.2 Krachtenveldanalyse
Bij elke fase moet vooraf worden vastgesteld wie de belanghebbenden zijn en wie participeren in het planvormingsproces en wat de impact van het project is op de omgeving. Belanghebbenden kunnen burgers, gebruikers, maatschappelijke organisaties zijn, maar ook (toekomstige) opdrachtgevers, zoals corporaties, ontwikkelaars en beherende of uitvoerende diensten.
Het is van groot belang om aan het begin van een project, dus in fase 1, een gedegen analyse te maken van de betrokkenen, belanghebbenden en omstandigheden die van invloed kunnen zijn op het planproces. Deze analyse noemen we krachtenveldanalyse.
5.3 Inspraak
In de Gemeentewet artikel 150 staat dat de Raad een verordening vaststelt, waarin regels worden gesteld met betrekking tot de wijze waarop ingezetenen en in de gemeente een belang hebbende natuurlijke en rechtspersonen bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid worden betrokken. In deze verordening worden ten minste geregeld:
In het kader van de Wet Algemeen Bestuursrecht is vastgelegd hoe de gemeente belanghebbenden betrekt bij beleidsvoornemens*. De juridische planologische vormgeving wordt ook gezien als een beleidsvoornemen. In artikel 23 van de Wet op de Ruimtelijke Ordening staat dat op de voorbereiding van een bestemmingsplan afd. 3.4 van de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing is. De inspraak op basis van de Wet Algemeen Bestuursrecht is vastgelegd in de gemeentelijke inspraakverordening 2003. Daarnaast hebben de stadsdelen vaak zelf een eigen inspraakverordening vastgesteld.
Om de transparantie en samenhang van planproducten voor de burger te verduidelijken, wordt gestreefd naar het houden van de inspraak over het plan tegelijk met de inspraak over het bestemmingsplan (de juridische, planologische vormgeving). In enkele plannen zal dit mogelijk zijn namelijk in die plannen die niet al te complex zijn en waar al vroeg het programma in een bestemmingsplan of een andere juridische planologische vorm kan worden opgenomen. De te hanteren juridische en planologische instrumenten verschillen per plan en daarom is de bundeling van inspraak over het plan met de inspraak over de juridische planologische vorm niet altijd mogelijk en wenselijk.
5.4 Participatie
Het participatieproces wordt voor elk plan apart vastgesteld want er moet maatwerk worden geleverd.
Bij elke fase van het planproces moet vooraf worden vastgesteld wie de belanghebbenden zijn en wie participeren in het planvormingsproces. Belanghebbenden moeten tijdig worden geïnformeerd over de in verschillende fasen aan het bestuur voor te leggen besluiten zodat zij hun mening aan het bestuur kenbaar kunnen maken en die mening in de besluitvorming kan worden meegenomen. Dit geldt niet voor fase 1, immers dan wordt bepaald of er wel sprake is van een project. Voor stedelijke vernieuwingsplannen in bestaand gebied ligt dit anders. Daar worden de belanghebbenden al van meet af aan betrokken bij de planvorming en analyses.
Bij alle fases van het planproces moet direct duidelijk zijn welke mogelijkheden er zijn om het proces te beïnvloeden en wie de besluiten neemt.
5.5 Open planproces
Ook bij het open planproces moet vooraf duidelijk zijn binnen welke randvoorwaarden invloed kan worden uitgeoefend. Het is belangrijk dat iedere fase wordt afgesloten met een duidelijke verantwoording over de inbreng van de belanghebbenden en tot welke wijzigingen die inbreng heeft geleid en welke besluiten nu worden genomen die bij de volgende fase leidend zijn en niet weer ter discussie kunnen worden gesteld.
Het vooraf verschaffen van duidelijkheid over de beïnvloedingsruimte, het actief stimuleren van die beïnvloeding tijdens de planfase, rekenschap afleggen en afsluiten met duidelijke besluiten, neemt onduidelijkheid weg over wie wat beslist en wie invloed uitoefenen op welk moment. Met deze duidelijke procesgang kan niet worden voorkomen dat er mensen ontevreden zijn over de uitkomst, maar wel wordt gewaarborgd dat beïnvloedingsmogelijkheden optimaal worden benut en verantwoord. De resultaten van het participatieproces worden aan het bestuur voorgelegd zodat die deel uit maken van de besluitvorming.
Het gemeentebestuur maakt vervolgens een afweging tussen nut, noodzaak, urgentie, kwaliteit, kosten en maatschappelijke haalbaarheid.
5.6 Vergunningen*: publicatie en bezwaarmogelijkheden
Er bestaan bij de wet geregelde bezwaarmogelijkheden bij het verlenen van vergunningen. De termijnen die voor publicatie en verlening van deze wettelijke verplichtingen gelden, dienen goed in de projectplanning te worden opgenomen. Er kan tijd gewonnen worden door deze vergunningstrajecten zoveel mogelijk gelijk op te laten lopen, zodat ook de bezwaartermijnen ongeveer gelijktijdig lopen. Dit is voor alle belanghebbenden ook overzichtelijk. Maar er zijn vergunningtrajecten die achtereenvolgens doorlopen moeten worden dus niet gelijktijdig kunnen lopen.
5.7 Adviesraden en stedelijk toetsteam
Amsterdam kent in de ruimtelijke sector diverse adviesraden. Deze kunnen gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen, Soms bestaat er een verplichting deze adviesraden te raadplegen. De in Amsterdam werkzame adviesraden en toetsende instanties zijn in een notitie beschreven die als bijlage 3 is bijgevoegd. Ook het reglement van het ambtelijke stedelijke toets- en adviesteam voor ruimtelijke plannen is bijgevoegd (bijlage 4).
5.8 De drie domeinen
Alle ruimtelijke projecten worden voorzover relevant integraal opgezet. In een integraal plan worden de aanpak en het programma voor de drie domeinen opgenomen. Het betreft: